Politika privatnosti
Verzija na snazi od 1. siječnja 2026. Sve prethodne verzije dostupne na zahtjev na dpo@phobspms.com.
1. Voditelj obrade i osoba za zaštitu podataka
Voditelj obrade osobnih podataka u smislu čl. 4. st. 7. Uredbe (EU) 2016/679 (OUZP/GDPR) je trgovačko društvo PhobsPMS d.o.o., OIB 84 719 328 065, sa sjedištem na adresi Ilica 82, 10000 Zagreb, Republika Hrvatska. Kontakt Voditelja obrade: podrska@phobspms.com, +385 1 419 55 20.
Voditelj obrade imenovao je Službenika za zaštitu podataka (DPO) u skladu s čl. 37. OUZP-a. Kontakt DPO-a: dpo@phobspms.com. DPO odgovara na sve upite vezane uz obradu osobnih podataka u roku 15 dana od zaprimanja upita.
2. Kategorije obrađivanih podataka
2.1 Podaci Korisnika (predstavnika tvrtki-klijenata)
- Identifikacijski podaci: ime i prezime, funkcija u tvrtki, e-pošta, telefon
- Podaci o tvrtki: naziv, OIB, adresa sjedišta, IBAN, kontakt osoba za naplatu
- Pristupni podaci: hash e-pošte i sigurnosni tokeni za pristup klijentskom području (bez lozinki — koristimo prijavu s magic linkom)
- Tehnički podaci: IP adresa, tip preglednika, log događaja u klijentskom području
- Fakturirani podaci: povijest izdanih faktura, plaćene i neplaćene stavke, načini plaćanja
2.2 Podaci gostiju (posrednički / u obradi za Korisnika)
Osobne podatke gostiju vaših hotela PhobsPMS ne pohranjuje u vlastite baze. Ti podaci ostaju isključivo u vašem Phobs PMS računu. Naši moduli čitaju te podatke po potrebi kroz službeni Phobs API i prikazuju vam ih u našem sučelju u trenutku pregleda, ali ih ne kopiraju niti čuvaju kod nas. Iznimka su:
- Tehnički zapisi (log) API poziva koji sadrže rezervacijske identifikatore i mogu implicitno sadržavati inicijale gosta ili maskirane brojeve dokumenata; čuvamo ih 30 dana za rješavanje pogrešaka i potom automatski brišemo
- Agregirani anonimizirani statistički podaci (bez identifikacije pojedinačnog gosta) za potrebe unaprjeđenja modula
- Podaci koje modul za fiskalizaciju hrvatska ili modul ePorezna nužno mora obraditi radi ispunjenja zakonske obveze (npr. sadržaj fiskaliziranog računa) — u tom slučaju voditelj obrade je i dalje Korisnik, a PhobsPMS je izvršitelj obrade
3. Svrhe i pravne osnove obrade
| Svrha | Pravna osnova (OUZP) | Rok čuvanja |
|---|---|---|
| Sklapanje i izvršenje Ugovora o pružanju digitalnih usluga | Čl. 6.1.b (izvršenje ugovora) | Za vrijeme trajanja Ugovora + 5 godina |
| Izdavanje faktura i vođenje računovodstvene evidencije | Čl. 6.1.c (zakonska obveza — Zakon o računovodstvu, Zakon o fiskalizaciji) | 11 godina od izdavanja fakture |
| Odgovaranje na upite podrške | Čl. 6.1.b + čl. 6.1.f (legitimni interes) | 3 godine od zatvaranja upita |
| Marketing (samo Korisnicima koji su izričito privoljeli) | Čl. 6.1.a (privola) + Zakon o elektroničkim komunikacijama | Do povlačenja privole |
| Sprječavanje prijevare i sigurnosni monitoring | Čl. 6.1.f (legitimni interes) | 1 godina od događaja |
4. Primatelji podataka
Osobne podatke Korisnika i (posrednički) gostiju otkrivamo isključivo sljedećim kategorijama primatelja:
- Naši izvršitelji obrade (procesor) temeljem sklopljenih DPA ugovora: Hetzner Online GmbH (Frankfurt, DE — hosting), FastMail Pty Ltd (transakcijska e-pošta), Stripe Payments Europe Ltd (obrada kartičnih plaćanja), Zagrebačka banka d.d. (obrada SEPA plaćanja i izvoda)
- Državna tijela kada postoji zakonska obveza dostave: Porezna uprava (u svrhu fiskalizacije i poreznih obrazaca), AZOP (u okviru nadzora), sudovi
- Vaši Phobs PMS računi — moduli neizbježno komuniciraju s Phobs API-jem u ime Korisnika
Ne prodajemo osobne podatke trećim stranama u marketinške niti bilo koje druge svrhe.
5. Prijenos u treće zemlje
Svi naši glavni pružatelji infrastrukture nalaze se u Europskoj uniji (Njemačka). Ne vršimo redovne prijenose osobnih podataka izvan EGP-a. Iznimno, transakcijska e-pošta (FastMail) može biti obrađena u Australiji uz mehanizam Standardnih ugovornih klauzula i dodatnih tehničkih zaštitnih mjera (enkripcija u tranzitu i pohrani).
6. Vaša prava kao ispitanika
Kao ispitanik imate pravo, sukladno čl. 15–22. OUZP-a, na sljedeće:
- Pristup vlastitim osobnim podacima i kopiju istih
- Ispravak netočnih ili nepotpunih podataka
- Brisanje podataka („pravo na zaborav") kada više ne postoji zakonita osnova za obradu
- Ograničenje obrade u zakonski propisanim slučajevima
- Prigovor obradi koja se temelji na legitimnom interesu
- Prenosivost podataka u strukturiranom, uobičajenom i strojno čitljivom formatu (JSON)
- Povlačenje privole u bilo kojem trenutku (kada je obrada temeljena na privoli)
- Podnošenje prigovora nadzornom tijelu — Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop@azop.hr
Zahtjev za ostvarivanje bilo kojeg od navedenih prava dostavite pisanim putem na dpo@phobspms.com. Odgovaramo u roku 30 dana od zaprimanja urednog zahtjeva. U složenim slučajevima taj rok može se produžiti dodatno za 60 dana uz obavijest.
7. Sigurnost obrade
Provodimo tehničke i organizacijske mjere zaštite u skladu s čl. 32. OUZP-a: enkripcija komunikacije (TLS 1.3), enkripcija podataka u pohrani (AES-256), višefaktorska autentifikacija za sve pristupe internim sustavima, redovni sigurnosni audit i penetracijski testovi (najmanje jednom godišnje), princip minimalne nužne ovlasti (least privilege) za sve zaposlenike, redovne rezervne kopije s testiranjem obnove, dokumentirana procedura reakcije na sigurnosni incident s obveznim izvještajem AZOP-u u roku 72 sata.
8. Kolačići
Stranice phobspms.com koriste isključivo tehnički nužne kolačiće (za funkcioniranje košarice i prijave) te opcionalno analitičke kolačiće koji se aktiviraju samo uz vašu izričitu privolu. Detalji su navedeni u dokumentu Politika kolačića.
9. Izmjene Politike privatnosti
Politika privatnosti može se povremeno mijenjati. Svaka izmjena objavljuje se na ovoj stranici s naznakom datuma izmjene. Značajne izmjene (npr. dodavanje novih svrha obrade) posebno se objavljuju e-poštom Korisnicima najmanje 30 dana prije stupanja na snagu.
Verzija dokumenta: 2026-01-01